Tanım
Sekreter; bir kurumun, işletmenin veya yöneticinin yazışma, iletişim, dosyalama ve günlük ofis işlerini düzenleyen meslek çalışanıdır. Telefon ve e-posta trafiğini takip eder, randevuları planlar ve ofis içindeki bilgi akışının düzenli ilerlemesine destek olur.
Sekreterin görev kapsamı işyerinin büyüklüğüne, faaliyet alanına ve organizasyon yapısına göre değişebilir. Bazı işyerlerinde rol daha çok iletişim ve ziyaretçi karşılama üzerine kuruluyken bazı yerlerde yazışma, evrak takibi ve yöneticilere idari destek daha fazla yer tutabilir.
Görevler
Sekreterin günlük işleri, kurumun işleyişini destekleyecek biçimde iletişim ve ofis düzenini sürdürmeye odaklanır. Görevler işyerinin ihtiyacına göre çeşitlenebilir:
- Telefon, e-posta ve diğer iletişim kanallarını takip etmek; ilgili kişilere yönlendirmek.
- Randevuları, toplantıları ve ajandayı düzenlemek; takvim bilgilerini güncel tutmak.
- Evrak ve yazışmaları hazırlamak, kaydetmek, sınıflandırmak ve arşivlemek.
- Gelen ziyaretçileri karşılamak ve uygun kişi ya da birime yönlendirmek.
- Toplantı, seyahat ve günlük ofis işleri için idari destek sağlamak.
- Veri girişi, fotokopi, tarama ve temel raporlama gibi işleri yürütmek.
- İletişim ve belge süreçlerinde gizlilik kurallarına uymak.
İşlerin doğru kişiye zamanında ulaştırılması, kayıtların düzenli tutulması ve önceliklerin iyi yönetilmesi ofis işleyişinin aksamamasına katkı sağlar.
Kullanılan araç, gereç ve ekipman
Sekreterler günlük çalışmalarında temel ofis araçlarından ve dijital uygulamalardan yararlanır. Kullanılan sistemler kurumun büyüklüğüne ve çalışma biçimine göre farklılık gösterebilir.
- Bilgisayar, ofis yazılımları ve e-posta sistemleri
- Telefon ve kurum içi iletişim araçları
- Yazıcı, fotokopi makinesi ve tarayıcı
- Ajanda, takvim ve çevrim içi toplantı uygulamaları
- Dosyalama ve arşivleme malzemeleri ile temel kırtasiye araçları
Bazı kurumlarda evrak, müşteri ilişkileri veya randevu süreçlerini takip etmek için özel yazılımlar da kullanılabilir.
Mesleğin gerektirdiği özellikler
Sekreterlikte düzenli çalışma ve etkili iletişim kurma becerisi önem taşır. İşlerin aynı anda yoğunlaşabildiği ortamlarda dikkatli olmak ve zamanı verimli kullanmak da işin gereklilikleri arasındadır.
Mesleği destekleyen başlıca özellikler şunlardır:
- Planlı, dikkatli ve düzenli çalışmak
- Sözlü ve yazılı iletişimde açık, nazik ve anlaşılır olmak
- Temel bilgisayar ve ofis programlarını kullanabilmek
- Evrak ve iletişim bilgilerinde gizliliğe özen göstermek
- Yoğun iş temposunda önceliklendirme yapabilmek
- Sabırlı, güler yüzlü ve çözüm odaklı davranmak
- İş takibini sürdürmek ve gerektiğinde ekiplerle koordinasyon kurmak
İşyerine özgü programları ve süreçleri öğrenmeye açık olmak, görevlere uyum sağlamayı kolaylaştırabilir.
Çalışma ortamı ve koşulları
Sekreterler çoğunlukla ofis, büro, kurum veya işletmelerde çalışır. Günlük çalışma; telefon ve e-posta trafiğini yönetme, bilgisayar başında işlem yapma, evrak düzenleme ve kişilerle iletişim kurma gibi işleri içerebilir.
Çalışma saatleri ve iş yoğunluğu kurumun faaliyetlerine, hizmet verdiği kişilere ve görev tanımına göre değişebilir. Uzun süre bilgisayar veya telefon kullanımı gerekebileceğinden, işyerinin çalışma düzeni ve ergonomik koşulları önemlidir.
Meslek eğitimi / nasıl olunur
Sekreterlik mesleğine hazırlanmak için tek bir eğitim yolu veya her işyerinde geçerli ortak bir şart olduğu söylenemez. Lise eğitimi, büro yönetimi ve ofis uygulamalarıyla ilgili mesleki eğitimler, kurslar veya işbaşı deneyimi bu alandaki çalışmalara hazırlık sağlayabilir. İşe alım koşulları işverenin ve pozisyonun ihtiyaçlarına bağlıdır.
Büro yönetimi, yazışma kuralları, iletişim, bilgisayar kullanımı ve dosyalama konularındaki bilgi ve beceriler işe girişte avantaj sağlayabilir. Başvuru öncesinde ilandaki eğitim, deneyim, program bilgisi ve diğer koşulların ayrıca kontrol edilmesi gerekir. Belge veya sertifika şartı varsa bu, ilgili işverenin duyurusunda belirtilen koşullara göre değerlendirilmelidir.
Çalışma alanları ve iş bulma
Sekreterlik becerileri, iletişim ve idari destek ihtiyacı bulunan farklı işyerlerinde kullanılabilir. Çalışma alanlarına örnek olarak şunlar verilebilir:
- Özel şirketlerin yönetim ve idari birimleri
- Kamu kurumları ve bağlı ofisler
- Hukuk, sağlık, eğitim ve danışmanlık kuruluşları
- Hastaneler, klinikler ve muayenehaneler
- Üretim, ticaret ve hizmet işletmeleri
- Dernekler, vakıflar ve diğer kurumsal yapılar
İş ararken görev tanımının yanı sıra çalışma düzeni, aranan eğitim ve deneyim, gerekli bilgisayar becerileri ve varsa yabancı dil koşulları incelenmelidir. Aynı unvan, farklı işyerlerinde farklı sorumluluklar ifade edebilir.
Kazanç
Ücret; kurumun niteliğine, görev kapsamına, deneyime ve pozisyona göre değişir. Yan haklar, çalışma koşulları ve sorumluluk düzeyi de işyerine göre farklılık gösterebilir. Güncel koşullar için ilgili iş ilanı veya işveren bilgileri esas alınmalıdır.
Meslekte ilerleme
Deneyim kazanan sekreterler, beceri ve ilgi alanlarına bağlı olarak yönetici asistanlığı, ofis yöneticiliği, idari işler veya benzeri büro görevlerine yönelebilir. Bu tür geçişlerde görev takibi, organizasyon, iletişim ve ofis süreçleri konusundaki deneyim yararlı olabilir.
Yabancı dil, bilgisayar uygulamaları, yazılı iletişim ve zaman yönetimi becerilerini geliştirmek farklı pozisyonlara hazırlanmayı destekleyebilir. Kariyer seçenekleri işverenlerin ihtiyaçlarına, kişinin deneyimine ve başvurulan pozisyonun koşullarına bağlıdır.
Benzer meslekler
Sekreterlikteki bazı görevler, farklı unvanlarla çalışan büro ve idari destek personelinin işleriyle örtüşebilir. Benzer veya yakın alanlara örnekler:
- Yönetici asistanı
- Büro memuru
- Büro yönetimi elemanı
- Danışma görevlisi
- Ön büro görevlisi
- İdari işler elemanı
Unvanlar arasındaki görev farkları her işyerinde aynı olmayabilir. Başvuru yaparken pozisyon adından çok iş ilanındaki görev ve sorumlulukları incelemek gerekir.
Kaynak notu
Bu rehber, İŞKUR "Meslekleri Tanıyalım" PDF dosyası bulunmayan iş ilanı unvanları için genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; resmi mevzuat veya kurum şartı yerine geçmez.
