Tanım
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanı, çalıştıkları iş yerlerinde birim yöneticilerine idari destek sağlayan, ofis işleyişini, bilgi, belge, yazışma ve dosyalama işlemlerini organize eden, talep edilen bilgileri hazır hale getiren kişidir.
Yönetici tarafından planlanmış ve koordine edilmiş insan, bilgi, parasal ve maddi kaynakların belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda yönetilmesine yardımcı olur.
Görevler
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanı, iş süreçlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurallarına, çevre koruma düzenlemelerine, mesleğin verimlilik ve kalite gerekliliklerine uygun olarak şu görevleri yürütür:
- İş organizasyonu yapar.
- Ofis yönetimi işlemlerini yürütür.
- Büro otomasyonunu etkin kullanır.
- Büroya ait araç ve gereçlerin bakım ve onarımını yaptırır.
- Büro araç ve gereçlerinin en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.
- Yardımcı elemanlara iş dağıtır ve işlerin kontrolünü yapar.
- İş programları hazırlar.
- Yöneticinin günlük programını düzenler.
- Kurum içi iletişimi sağlar.
- Kurum içinden gelen talepleri yönlendirir.
- Dokümanları kontrol ederek onaya sunar.
- Dosyalama işlemlerini yürütür.
- Toplantı organizasyonları yapar.
- Yöneticinin seyahat organizasyonunu yapar.
- Yardımcı elemanların yetişmesine katkıda bulunur.
- Mesleki gelişim faaliyetlerinde bulunur.
Büronun verimli çalışmasını sağlamak amacıyla gelen ve giden evrakın takibini yapar, telefon görüşmelerini yürütür, gelen yazı ve resimleri yöneticiye ulaştırır, randevuları ayarlar ve misafirleri karşılar. Yönetici için gerekli dokümanları hazırlar; toplantı ve seyahat organizasyonlarını gerçekleştirir.
Kullanılan araç, gereç ve ekipman
Meslekte kullanılan başlıca araç, gereç ve ekipmanlar şunlardır:
- Telefon
- Faks
- Fotokopi makinesi
- Bilgisayar
- Evrak imha makinesi
- Tarayıcı
- Yazıcı ve toner
- Hesap makinesi
- Daktilo
- Sözlük
- Yazım ve imla kılavuzu
- Zarf açacağı
- Ajanda
- Dosya ve klasör çeşitleri
- Evrak kayıt defteri
- Takvim
- Ataç, iğne ve zımba gibi kırtasiye malzemeleri
- Firma antetli yazışma kâğıdı
- Masa, sandalye ve dolap gibi demirbaşlar
- Kâğıt, kalem ve diğer büro malzemeleri
- Örgüt amacını ve hedeflerini kapsayan kanun, tüzük, yönetmelik ve emirler
Mesleğin gerektirdiği özellikler
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanı olmak isteyenlerin aşağıdaki özelliklere sahip olmaları beklenir:
- Düzgün ve anlaşılır bir diksiyona sahip olmak
- Yazışma yeteneğine sahip olmak
- Büro araç ve gereçlerini kullanabilmek
- İkna yeteneği ve temsil etme becerisi geliştirmiş olmak
- İnisiyatif kullanabilmek
- Risk ve sorumluluk alabilmek
- Kararlı, disiplinli ve dikkatli olmak
- Planlı ve organize çalışabilmek
- Zamanı iyi kullanabilmek
- Soğukkanlı ve sabırlı olmak
- Yaratıcı ve yeniliklere açık olmak
- Kendine güvenmek
- Güvenilir olmak
- Sorumluluk sahibi olmak
Çalışma ortamı ve koşulları
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanı büroda görev yapar. Çalışma ortamı bilgi, belge ve insan ilişkileriyle ilgilidir. Çalışırken yöneticiler, diğer çalışanlar ve ziyaretçilerle iletişim içinde bulunur.
Çalışma saatleri genellikle düzenlidir. Bununla birlikte çalışılan işyerine bağlı olarak gece geç saatlere kadar veya hafta sonları çalışma yapılabilir. Şehir içinde ve farklı şehirlere seyahat edilmesi gerekebilir.
Eğitimin verildiği yerler
Meslek eğitimi, üniversitelere bağlı meslek yüksekokullarının Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans programlarında verilmektedir.
Kaynak dosyada, daha önce Büro Yönetimi ve Sekreterlik adıyla eğitim verilen bölümün adının Büro Hizmetleri ve Yönetici Asistanlığı olarak değiştiği ve bu nedenle Büro Yönetimi ve Sekreterlik adıyla artık öğrenci alınmadığı belirtilmiştir. Eski bölüme ilişkin bilgiler, eğitimin bu adla verildiği dönemdeki araştırmaları kapsamaktadır.
Eğitime giriş koşulları
Mesleğin eğitimine girebilmek için:
- Lise veya dengi okul mezunu olmak
- YKS kılavuzunda belirtilen giriş koşullarını taşımak
Meslek liselerinin, YKS Yükseköğretim Programları ve Kontenjanları Kılavuzunda belirtilen bölümlerinden mezun olanlar, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans programlarına geçerken ek puan almaktadırlar.
Eğitim süresi ve içeriği
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans eğitim süresi 2 yıldır. Eğitim sürecinde staj yapma zorunluluğu vardır.
Eğitimde mesleki dersler ağırlıklı olmak üzere genel kültür dersleri de alınmaktadır. Kaynak dosyada belirtilen dersler şunlardır:
- Temel Hukuk
- Protokol ve Sosyal Davranış Kuralları
- Klavye Teknikleri
- Ticari Matematik
- Müşteri İlişkileri Yönetimi
- Mesleki Yazışmalar
- Hızlı Yazım Teknikleri
- Bilgisayar Büro Programları
- Etkili ve Güzel Konuşma
- İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku
- Sektör Uygulamaları
- İnsan Kaynakları Yönetimi
- Yönetici Asistanlığı
Eğitim sonunda alınan belge
Eğitimi başarıyla tamamlayanlara Ön Lisans diploması verilmektedir.
Kaynak dosyada yer alan önceki dönem bilgisine göre, Büro Yönetimi ve Sekreterlik programını başarıyla tamamlayanlara Büro Yönetimi Sekreterlik ön lisans diploması verilmiştir.
Çalışma alanları ve iş bulma olanakları
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans mezunlarının iş alanı geniştir. Mezunlar kamu ve özel sektöre ait pek çok kurum ve kuruluşta çalışabilirler.
Başlıca çalışma alanları şunlardır:
- Kamu kurum ve kuruluşları
- Özel sektör kuruluşları
- Üniversiteler
- Vakıflar
- Dernekler
İşletmelerin çağdaş işletmecilik anlayışıyla yönetilmesi ihtiyacının giderek daha fazla hissedilmesi, bu alanda eğitim almış insan gücüne duyulan gereksinimi artırmaktadır.
Eğitim süresince ve sonrası kazanç
Eğitim süresince
Öğrenciler eğitimleri süresince Kredi ve Yurtlar Genel Müdürlüğünün sağladığı öğrenim kredisinden ve yurt hizmetlerinden yararlanabilirler. Ayrıca çeşitli resmî ve özel kurum ve kuruluşlar tarafından sağlanan burslardan faydalanabilirler.
Kaynak dosyanın önceki dönem bilgilerine göre öğrenciler, staj döneminde çalıştıkları işyerinden belli bir ücret alabilirler.
Eğitim sonrası
Kamu sektöründe istihdam edilenler, tabi olunan mevzuata göre maaş alırlar.
Özel sektörde çalışanların kazanç durumu; çalışılan işyerinin büyüklüğüne, kişinin tecrübesine, bilgisine, yeteneğine, çalışma kapasitesine ve sektörün ücret düzeyine göre değişebilmektedir. Kaynak dosyada sabit bir maaş rakamı belirtilmemiştir.
Kaynak dosyanın önceki dönem bilgilerinde, özel sektörde işe başlayan meslek elemanlarının işyerinin kapasitesine göre genellikle asgari ücretle işe başlayabildiği; deneyim, yabancı dil bilgisi ve teknolojiyi kullanma bilgi ve becerisi arttıkça ücretin yükselebileceği belirtilmiştir. Yönetici konumunda ücretlerin daha da artabileceği ifade edilmiştir.
Meslekte ilerleme
Mesleki eğitimde ilerleme
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans programını başarıyla tamamlayan öğrenciler, Lisans Öğrenimine Dikey Geçiş Sınavı’nda başarılı oldukları takdirde kılavuzda belirtilen programlara kontenjan dâhilinde dikey geçiş yapabilirler.
İş hayatında ilerleme
Yabancı dil bilgisi ile teknolojiyi kullanma bilgi ve becerisi, iş bulmayı kolaylaştırıcı vasıflar arasında yer almaktadır. Çalışanlar, görev yaptıkları işyerlerinde yönetimin üst kademelerine çıkabilirler.
Benzer meslekler
Kaynak dosyada benzer meslekler olarak şu meslekler belirtilmiştir:
- Hukuk Sekreteri
- Tıbbi Sekreter
- Katip
Önceki dönem meslek bilgi dosyasında ayrıca şu meslekler de benzer meslekler arasında sayılmıştır:
- Yönetici Sekreteri
- Bilgisayar Operatörü
- Büro Elemanı
- Tıp Sekreteri
- Ticaret Sekreteri
- Hukuk Sekreteri
Ek bilgiler
Mesleğin yürütülmesi sırasında aşağıdaki faaliyetlere de yer verilir:
- İş organizasyonu yapmak
- Çevre koruma önlemleri almak
- İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin faaliyetleri uygulamak
- Kalite Yönetim Sistemi kurallarına uygun çalışmak
- Mesleki gelişim faaliyetlerinde bulunmak
Kaynakça
Kaynak dosyada belirtilen kaynaklar şunlardır:
- Meslek elemanları
- Amasya Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Bölüm Başkanlığı
- YKS Yükseköğretim Programları ve Kontenjanları Kılavuzu
- Uluslararası Standard Meslek Sınıflaması-ISCO 08
- Amasya Sılverlıne Endüstrisi İnsan Kaynakları Uzman Yardımcısı
- MEDAK (Meslek Danışma Komisyonu) üyesi kuruluşlar
Önceki dönem meslek bilgi dosyasında ayrıca şu kaynaklara yer verilmiştir:
- Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Sistemi (ÖSYS) 2010 Kılavuzu
- Atatürk Üniversitesi Erzincan Meslek Yüksekokulu İktisadi ve İdari Bilimler Bölüm Başkanlığı
- MEDAK (Meslek Danışma Komisyonu) üyesi kuruluşlar
Ayrıntılı bilgi için
Meslek ve eğitim hakkında ayrıntılı bilgi için aşağıdaki kurum ve kaynaklara başvurulabilir:
- İlgili eğitim kurumları
- Kariyer Kapısı: https://kariyerkapisi.cbiko.gov.tr/
- ÜNİ-VERİ: https://www.cbiko.gov.tr/projeler/uni-veri
- Türkiye İş Kurumu web sayfası: https://www.iskur.gov.tr
- Mesleğim Hayatım web sitesi: https://meslegimhayatim.meb.gov.tr/
- T.C. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi: http://osym.gov.tr/
- T.C. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı: http://www.osym.gov.tr/
- Bünyesinde “Meslek Bilgi Merkezi” bulunan Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri ve Hizmet Merkezleri
Önceki dönem meslek bilgi dosyasında ayrıca Türkiye İş Kurumu web sayfası olan www.iskur.gov.tr ve Ulusal Meslek Bilgi Sistemi http://mbs.meb.gov.tr/ adresleri ayrıntılı bilgi kaynakları arasında belirtilmiştir.
Bu dosya, meslek seçme aşamasında olan gençleri bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup meslek mensupları, işyerleri, mesleğin eğitim yerleri ve meslek odalarından bilgi alınarak oluşturulmuştur.
Kaynak notu
Bu metin İŞKUR "Meslekleri Tanıyalım" meslek bilgi dosyasından derlenmiş ve web okunabilirliği için düzenlenmiştir.
