Tanım
Büro Yönetimi Elemanı; dijital çağın ve gelişen teknolojinin yarattığı iş koşullarına uygun olarak büro otomasyonu ve dijital ofis uygulamalarını kullanır. Kurum içi ve dışı iletişimi yazılı ve sözlü olarak sağlar.
Resmi yazı ve belgeleri hazırlayarak dosyalama işlemlerini yürütür. Yöneticinin toplantı, telefon, seyahat ve randevularını organize eder.
Görevler
Büro Yönetimi Elemanı, iş süreçlerini iş sağlığı ve güvenliği kurallarına, çevre koruma düzenlemelerine, mesleğin verimlilik ve kalite gerekliliklerine uygun şekilde yürütür.
Başlıca görevleri şunlardır:
- Ofis yönetimi işlemlerini yürütür.
- Yardımcı elemanlara iş dağıtır ve yapılan işleri kontrol eder.
- Günlük çalışma programını düzenler ve yöneticisini günlük faaliyetler hakkında bilgilendirir.
- Gelen haber ve bilgileri kaydeder, yöneticiye ulaştırır.
- Telefon, faks ve e-posta gibi araçlarla iletişimi sağlar.
- Randevuları ayarlar ve misafirleri karşılar.
- Yazışmaları yapar.
- Yazışmalarla ilgili sınıflandırma, kayıt, çoğaltma, dağıtma ve postalama işlemlerini yürütür.
- Büro içi evrak akışını sağlar.
- Dokümanların kontrolünü yaparak onaya sunar.
- Veri girişi yapar.
- Mektup, rapor ve tablo gibi dokümanları yazar, çoğaltır ve dağıtır.
- Yazışma dokümanlarıyla ilgili dosyalama ve arşivleme işlerini yürütür.
- Toplantı yapılacağı zaman toplantı gündemini yazar ve ilgililere gönderir.
- Toplantı salonunu ve kullanılacak materyali hazırlatır.
- Yöneticinin seyahatlerinde ulaşım aracında ve kalacağı otelde yer ayırtır.
- Pasaport ve vize gibi işlemleri yapar, ilgili kişilere bilgi verir.
- Seyahat materyallerini hazırlar.
- Toplantı organizasyonu yapar.
- Büro için gerekli araç gereci sağlar.
- Büro makinelerinin bakım ve onarımını takip eder.
- Mesleki gelişim faaliyetlerinde bulunur.
Kullanılan araç, gereç ve ekipman
Büro Yönetimi Elemanının kullandığı araç, gereç ve ekipmanlar şunlardır:
- Sunum görüntüleme sistemleri, projeksiyon ve projeksiyon perdesi
- Telefon
- Faks
- Fotokopi makinesi
- Bilgisayar
- Evrak imha makinesi
- Tarayıcı
- Yazıcı
- Toner
- Sözlük
- Yazım ve imla kılavuzu
- Zarf açacağı
- Ajanda
- Firma antetli yazışma kâğıdı
- Dosya ve klasör çeşitleri
- Evrak kayıt defteri
- Takvim
- Ataç, iğne ve zımba gibi büro malzemeleri
Mesleğin gerektirdiği özellikler
Büro Yönetimi Elemanı olmak isteyenlerin aşağıdaki özelliklere sahip olmaları gerekir:
- Düzgün ve anlaşılır diksiyona sahip olmak
- Ayrıntılara dikkat edebilmek
- Kendini doğru ve rahat ifade edebilmek
- Protokol ve görgü kurallarını bilmek
- Yazışma yeteneğine sahip olmak
- Temsil etme becerisi gelişmiş olmak
- İnisiyatif kullanabilmek
- Risk ve sorumluluk alabilmek
- Kararlı, disiplinli ve dikkatli olmak
- Planlı ve organize çalışabilmek
- Soğukkanlı ve sabırlı olmak
- Yaratıcı ve yeniliklere açık olmak
Çalışma ortamı ve koşulları
Büro Yönetimi Elemanları; yapılacak işin niteliğine, hizmetlerin yoğunluğuna ve çalışanların statü ve sayısına göre özel büro, genel büro, kapalı büro ve açık bürolarda görev yapar.
Çalışma ortamları büro otomasyonuna ve ergonomik yapıya uygun yerlerdir. Çalışılan işyerine bağlı olarak gece geç saatlere kadar ve hafta sonları çalışılması gerekebilir.
Meslek gereği şehir içinde veya farklı şehirlere seyahat edilmesi de söz konusu olabilir. Büro Yönetimi Elemanı çalışırken yöneticiler, diğer çalışanlar ve ziyaretçilerle iletişim hâlindedir.
Eğitimin verildiği yerler
Mesleğin eğitimi daha önceki yıllarda “Büro Yönetimi ve Yönetici” alanında, “Büro Yönetimi ve Yönetici” dalında verilmekteydi. Yapılan değişiklikle mesleğin eğitimi, mesleki ve teknik ortaöğretim okul ve kurumlarının “Büro Yönetimi” alanında, “Yönetici Sekreterliği” dalında verilmektedir.
Ayrıca eğitim:
- Mesleki Eğitim Merkezlerinde “Büro Yönetimi” alanının “Yönetici Sekreterliği” dalında
- Halk Eğitim Merkezlerinde Büro Yönetimi ve Sekreterlik alanının Yönetici Sekreterliği dalında
verilmektedir.
Eğitime giriş koşulları
Mesleğin eğitimine girebilmek için:
- Ortaokul mezunu olmak
- Millî Eğitim Bakanlığınca okul türlerine ve alan veya dala göre belirlenen giriş koşullarını taşımak
gerekir.
Eğitimin süresi ve içeriği
Mesleğin eğitim süresi 4 yıldır.
Eğitim programının temel özellikleri şunlardır:
- Ortak genel kültür dersleri ve alanın temel ortak kazanımlarını içeren meslek dersleri 9. sınıfta verilir.
- Öğrenci, 9. sınıfın sonunda dal veya mesleğini belirler.
- Dal veya meslek seçimi yapılırken bölgesel ve sektörel ihtiyaçlar, okulun donanımı, öğretmen ve fizikî kapasitesi ile öğrencilerin ilgi ve istekleri dikkate alınır.
- Dal veya mesleğe ait kazanımları içeren dersler 10, 11 ve 12. sınıflarda verilir.
- Başarı düzeyi iyi olan öğrenciler, akademik destek derslerini içeren programı tercih etme hakkına sahiptir.
Mesleki eğitim okulda teorik ve uygulamalı olarak verilir. İşletme ve atölye ortamlarında ise eğitim uygulamalı şekilde yürütülür.
Eğitim sonunda alınan belge
Meslek eğitimini tamamlayanlara meslek lisesi diploması verilir.
Ayrıca 3308 sayılı kanunda belirtilen hükümler doğrultusunda, ustalık belgesinin yetki ve sorumluluklarını taşıyan mesleklerde bağımsız işyeri açma belgesi de verilir.
Çalışma alanları ve iş bulma
Büro Yönetimi Elemanı mezunlarının iş alanı geniştir. Mezunlar kamu ve özel sektöre ait pek çok kurum ve kuruluşta çalışabilir.
Çalışılabilecek yerler arasında şunlar bulunur:
- Kamu kurum ve kuruluşları
- Özel sektör kuruluşları
- Üniversiteler
- Vakıflar
- Dernekler
İşletmelerin çağdaş işletmecilik anlayışıyla yönetilmesi ihtiyacının giderek daha fazla hissedilmesi, bu alanda eğitim almış insan gücüne duyulan gereksinimi artırmaktadır.
Eğitim süresince ve sonrası kazanç
Eğitim süresince
3308 sayılı “Mesleki Eğitim Kanunu” gereğince işletmelerde mesleki eğitim gören öğrencilere, asgari ücretin net tutarının:
- Yirmi ve üzerinde personel çalıştıran işyerlerinde yüzde 30’undan
- Yirmiden az personel çalıştıran işyerlerinde yüzde 15’inden
aşağı olmamak üzere ücret verilir.
Eğitim gören öğrencilerin iş kazası ve meslek hastalıkları ile ilgili sigorta primleri devletçe karşılanır. Öğrenciler, mesleki eğitim yaptıkları işletmelerin sosyal imkânlarından faydalanır.
Eğitim sonrası
Eğitim sonrası kazanç asgari ücret ile başlayabilir. Çalışılan işyerinin büyüklüğüne, çalışma süresine ve deneyime göre asgari ücretin iki katına kadar çıkabilmektedir.
Meslekte ilerleme
Mesleki eğitimde ilerleme
Meslek liselerinin Büro Yönetimi ve Yönetici bölümünden mezun olanlara, alanın veya bölümün devamı niteliğinde olan ve YKS Kılavuzunda belirtilen yükseköğretim ön lisans programlarını tercih etmeleri hâlinde ek puan verilmektedir.
Teknoloji Fakültelerinin, Sanat ve Tasarım Fakültelerinin ve Turizm Fakültelerinin mesleki ve teknik ortaöğretim kurumları (M.T.O.K) mezunlarına ayrılan kontenjanları tercih edildiğinde öncelikli olarak yerleştirme yapılmaktadır.
Mezunlar, yükseköğretime giriş sınavlarında başarılı oldukları takdirde YKS Kılavuzunda belirtilen programlara yerleştirilebilirler.
Meslekte uzmanlaşma ve yükselmeyi sağlayan; tecrübe veya ek bilgi ve beceri kazandıran kurs, seminer ve hizmet içi eğitim gibi olanaklarla nitelik artışı sağlanabilir.
İş hayatında ilerleme
Yabancı dil bilgisi ile teknolojiyi kullanma bilgi ve becerisi, iş bulmayı kolaylaştırıcı niteliklerdir.
Büro Yönetimi Elemanları kamu ve özel kurumlarda üst kademedeki yöneticilik pozisyonlarına çıkabilirler. Meslekte uzmanlaşma ve yükselmeyi sağlayan kurs, seminer ve hizmet içi eğitim gibi olanaklarla nitelik artışı sağlanabilir.
Benzer meslekler
- Hukuk Sekreteri
- Tıbbi Sekreter
- Kâtip
- Yönetici Sekreteri
- Büro Elemanı
- İnsan Kaynakları Elemanı
Ek bilgiler
Kaynak dosyada ek bilgi belirtilmemiştir.
Kaynakça
- Meslek elemanları
- Meslek lisesi öğretmenleri
- 3308 sayılı “Mesleki Eğitim Kanunu”
- MEGEP Mesleki ve Teknik Eğitim Alanları Tanıtım Modülü
- Uluslararası Standart Meslek Sınıflaması – ISCO-08
- Meslek Danışma Komisyonu (MEDAK) üyesi kuruluşları
Ayrıntılı bilgi için
Ayrıntılı bilgi için aşağıdaki kaynaklara başvurulabilir:
- İlgili eğitim kurumları
- Kariyer Kapısı
- Türkiye İş Kurumu
- Mesleğim Hayatım
- T.C. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı
- Bünyesinde Meslek Bilgi Merkezi bulunan Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya Hizmet Merkezleri
Bu dosya, meslek seçme aşamasında olan gençleri bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Dosya; meslek mensupları, işyerleri, mesleğin eğitim yerleri ve meslek odalarından bilgi alınarak oluşturulmuştur.
Kaynak notu
Bu metin İŞKUR "Meslekleri Tanıyalım" meslek bilgi dosyasından derlenmiş ve web okunabilirliği için düzenlenmiştir.
